【社外CFO通信61】ムダな書類作成、していませんか？

こんにちは。八木です。

あなたの会社では、
何のために作っているかわからない、
ムダな書類はありませんか？

社長が社員に対して、

「今月の実績をまとめて、
資料Aを作ってくれ。」

と指示すれば、社員は、

「わかりました。」

と作るはずです。

さらに、社長が

「来月も頼む。」

と言えば、社員は、

「わかりました。」

と言い、その書類作成が、
毎月のルーチン業務になります。

その後、しばらくは社長も
その書類に目を通すものの、

数ヵ月もすれば、
次の問題が気になりだし、

「○○の実績もまとめて、
資料Bを作ってくれ。」

と社員に指示を出します。

社員は、

「わかりました。」

と、従来の書類Aに加え、
書類Bを作る仕事が
ルーチン業務に加わります。

・
・
・

と、このように、
社員が作る書類の数が
雪だるま式に増えていきます。

不要になった書類作成を
やめればいいのですが、

あまり重要でなくても、

社長は・・・

「また必要になるかもしれないから
しばらく作らせておこう」

「なくても困らないが、
あると便利だから残しておこう」

社員は・・・

「何に使っているか知らないけど、
何も言われないから
とりあえず作っておこう」

「慣れて楽な仕事だし、
このままやり続けよう。」

とそれぞれ考え、
なかなかやめられません。

このような構造は、
社長と社員の間だけでなく、

上司と部下、異なる部署間でも
よく見かけます。

社長はよく、

「社員には、目的をよく理解して
わかりやすい資料を作ってほしい。」

と言うものの、

実際には、社長自身も

「○○の資料を作ってくれ」

という指示だけして、

「その資料を何のために使うのか」

という目的をきちんと
社員に説明していない場合もあります。

このようなことを防ぐためには、

・目的をきちんと伝える。

・社長から社員に、不要になった
資料作成をやめる指示を出す。

といった対策が考えられますが、

一番のおススメは、

いつ見直すかを
^^^^^^^^
あらかじめ決めておく
^^^^^^^^^^^^

という方法です。

たとえば、

「○月まで試す。」

「まずは6ヵ月間続けてみて、
見直しを相談する。」

「毎年、内容を見直す。」

と最初に決めます。

そうすれば、
期限が来れば必ず見直します。

期限が来たら、

そのまま続けるか、
改善するか、やめるかを
決めることができます。

書類作成だけでなく、

・様々な社内会議

・情報共有や伝達

なども、

見直しの期限を決めておくことで、
バージョンアップできます。

あなたの会社でも、
ぜひ試してみてください。

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最後までお読みいただき、
ありがとうございます。

あなたのビジネスを発展・成長させる
ヒントになれば幸いです。

株式会社C&Aパートナーズ
代表　八木雄毅

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